Voici les points essentiels à régler avant l’engagement de bénévoles et jusqu’à l’étape du recrutement, classés dans l’ordre logique de mise en place des actions.
Projet et politique de l’organisation
Il est important que les objectifs du projet ainsi que les raisons qui conduisent à collaborer avec des bénévoles soient clairement identifiée. En particulier si les équipes comprennent aussi des salarié.e.s. En savoir plus.
Moyens mis à disposition
Collaborer avec des bénévoles demande des moyens, particulièrement en temps de travail pour le suivi des équipes et des personnes, mais aussi pour le défraiement. Pour un 100% de temps d’activité, il faut compter 1% de temps d’encadrement au minimum.
Règles du bénévolat en Suisse
Ces règles édictées et soutenues par l’ensemble des organisations promouvant le bénévolat abordent les points clés d’une bonne collaboration. En particulier, l’activité bénévole ne doit pas dépasser (en moyenne) six heures par semaine. Télécharger le fichier pour en savoir plus.
Processus global
Engager des bénévoles demande d’avoir réfléchi et de mettre en place un processus global en fonction de la taille du projet et de l’organisation.
Cahier des charges
Pour chaque poste que vous souhaitez confier, définissez un cahier des charges et les compétences minimales indispensables pour les effectuer. Découpez les tâches en unités de temps les plus petites possibles pour autant que cela ne péjore pas votre organisation. Cela permettra de trouver plus facilement des bénévoles disponibles. Après ceci, vous pourrez rédiger des annonces avec bien plus de facilité.
Clarification des attentes
Au-delà de la description des tâches, il est important que les attentes de la personne engagée soient bien comprises et que l’organisation soit également explicite sur les siennes. Il s’agit d’informer sur ce qui est possible ou non en terme de temps, de défraiement, de couverture d’assurance, de formations, de temps d’essai, d’évolution des tâches etc. Il faut également préciser en quels termes on peut se séparer dans le respect des engagements de chacun.e.
Accord de collaboration
Nous recommandons de prévoir un accord de collaboration écrit. Ceci, parce qu’il permet de formaliser à un moment donné l’entente commune et d’y revenir plus tard, si besoin, en fonction de l’évolution de la situation et des désirs de renégociation ou de complément qui peuvent naître. Il est possible d’adjoindre à cet accord un règlement, une charte ou tout autre document indispensable à une bonne compréhension de l’organisation et de sa culture.
Recherche de bénévoles
- La première et meilleure méthode pour rechercher des bénévoles reste le bouche à oreille. Par conséquent, l’expérience positive de vos bénévoles actuel.le.s et le fait que tous les membres de l’organisation ou proches de votre organisation soit au courant de votre recherche est crucial.
- N’oubliez pas de mentionnez votre quête via l’ensemble de vos support de communication: mailing, site web, réseaux sociaux et publications.
- Bénévolat Vaud met à votre disposition la plateforme benevol-jobs pour le recrutement de bénévoles en ligne.