Le défraiement, c’est le remboursement des frais
Les bénévoles actifs dans une association devraient toujours se faire rembourser leurs dépenses dans le cadre et pour le compte de l’association. Un défraiement n’est pas un salaire, ni une rémunération.
Collaborateurs salariés ou bénévoles?
Une association peut avoir du personnel bénévole et/ou salarié. Le défraiement (ou remboursement de frais) de personnes salariées par l’association est soumis aux mêmes règles que le remboursement de frais de salarié.e.s dans toute autre entreprise, peu importe sa forme juridique. La conférence suisse des impôts édite un règlement de remboursement des frais à ce sujet. Il peut être téléchargé sur leur site et adopté par le comité de l’association dans son rôle d’employeuse.
Le défraiement de personnes bénévoles est une des règles d’or du bénévolat. Il n’est pas obligatoire légalement, mais il est promu au niveau suisse parce qu’il favorise notamment l’accès au bénévolat de toutes les personnes quelle que soit leur situation financière et sociale.
Comme son nom l’indique, il s’agit de rembourser les frais occasionnés par l’activité bénévole. Pour éviter qu’il puisse être assimilé à un salaire déguisé (au noir), il est important de pouvoir justifier de la nature de ces frais. En effet, toute somme d’argent – même forfaitaire – versée à une personne pour son travail sera considérée comme un revenu (un salaire) et donne lieu aux obligations d’un.e employeur.euse (élaboration annuelle d’un certificat de salaire, cotisation à l’AVS et autres assurances sociales…).
Types de défraiement
Mais revenons au cadre du bénévolat. Il existe pratiquement deux types de défraiement :
- Effectif : Le bénévole fournit aux responsables de l’association des preuves physiques des frais occasionnés par son activité. Sur la base de ces éléments (tickets, quittances, factures etc.), l’association rembourse le ou la bénévole.
- Forfaire : sur la base d’un calcul d’approximation (moyenne) de certains menus frais, l’association détermine un montant forfaitaire (max 1000.-/an/bénévole) pour un type d’activité bénévole spécifique.
Dans un même remboursement, des frais forfaitaires peuvent être additionnés à des frais effectifs. Nous recommandons vivement l’adoption par le comité de l’association du règlement de remboursement des frais proposé par l’administration cantonale des impôts à l’intention des associations à but non lucratif. Il doit être adopté sans modification, car c’est en l’état qu’il est reconnu par l’autorité fiscale. Les frais forfaitaires qui entrent alors dans le cadre de ce règlement ne nécessitent pas de justificatif.
Le site de l’office des impôts du canton de Vaud explique le défraiement et donne un modèle de règlement.
Comment procéder ?
- L’association valide le règlement de remboursement de frais proposé par l’administration cantonale des impôts.
- Elle convient avec le ou la bénévole des frais effectifs et forfaitaires que celui-ci peut engager dans ses actions. Elle en établit la liste si nécessaire.
- À la fin de chaque mois, trimestriellement ou au terme de la collaboration (selon qu’il s’agit d’actions à moyen, long terme ou d’actions ponctuelles), le ou la collaborateur.trice bénévole fournit une note de frais. Une note de frais est une liste des frais effectivement engagés, datés et commentés. Elle comprend les copies des justificatifs pour les frais effectifs.
- La somme des frais effectifs justifiés et des frais forfaitaires convenus est alors versée.
La page du Service des Sports du canton de Vaud (SEPS) donne une liste des frais à rembourser ainsi qu’un exemple de note de frais.
Cas particulier de défraiement: l’exonération d’impôts
Dans le canton de Vaud, dès lors qu’elle est exonérée d’impôt (car reconnue d’utilité publique), une association n’est autorisée à défrayer ses bénévoles que sur base des frais effectifs (avec présentation des justificatifs – tickets, quittances, factures) et de frais forfaitaires pour les membres du comité travaillant moins de 60 heures par an, à raison de maximum 300.-/mois par membre du comité, maximum 12 fois par an (donc max. 3’600.-/an).
Pour les membres de comité ou d’autres organes de l’association travaillant plus de 60h/an, un règlement détaillant la manière d’indemniser ces membres doit être établi et validé par l’administration fiscale.