L’assemblée constitutive est un événement clé, étant donné qu’au terme de cette étape, les statuts seront adoptés et donc l’association formellement créée. Deux façons de procéder s’offrent à vous :
- L’assemblée constitutive « discrète »
Les membres fondateurs se rencontrent de manière informelle et adoptent les statuts (rédigés la plupart du temps ensemble). Souvent, les membres des deux organes (l’assemblée Générale et le comité) sont formés des mêmes personnes. Les membres de l’assemblée générale se nomment donc eux-mêmes membres du comité. L’Association peut accueillir ensuite, peu à peu, de nouveaux membres.
Cette façon de procéder est intéressante parce qu’elle permet une constitution accélérée de l’Association. Toutefois, la légitimité de l’Association peut se révéler assez précaire. Lors de la recherche de fonds par exemple, les éventuel.le.s partenaires risquent d’être moins en confiance s’ils ou elles observent que l’association fonctionne en « vase clos ». - L’assemblée constitutive « large audience »
Cette formule permet de faire connaître largement votre future association, le but poursuivi ainsi que les activités envisagées. Vous allez alors convier à cette assemblée constitutive non seulement celles et ceux qui sont partie prenante de l’initiative, mais également d’autres personnes et organismes susceptibles d’être intéressé.e.s par le projet. Vous joindrez à l’invitation un projet des statuts ainsi qu’éventuellement un moyen de s’annoncer sa présence. Vous serez ainsi en mesure de réserver la salle adéquate et d’organiser le petit buffet qui suivra l’assemblée.
Cette manière de faire est peut-être plus contraignante, mais elle garantit d’emblée un certain nombre de membres et donnera lieu à un débat intéressant sur le sens même de votre association, les objectifs visés et les moyens envisagés pour les atteindre. Les personnes présentes se sentiront impliquées dans le projet dès le départ et donneront plus volontiers de leur temps et compétences si nécessaire.
Dans tous les cas, vous devez établir un procès-verbal (PV) de la séance. Avec les statuts signés, ces documents seront nécessaires pour l’ouverture d’un compte postal ou bancaire, pour une éventuelle inscription au Registre du commerce ou pour d’autres gros contrats à signer (bail…).
Après l’assemblée, vous adresserez aux membres un exemplaire des statuts définitifs signés par les représentant.e.s de l’Association, le procès-verbal de l’assemblée constitutive et éventuellement un moyen de s’acquitter de la cotisation.
Vous trouverez ici un modèle d’ordre du jour qui pourra servir ensuite de structure pour votre procès verbal (PV) de l’assemblée.