L’association employeuse
Après sa création, l’association se développe généralement grâce à l’engagement de personnes bénévoles qui sont souvent des membres du comité. Avec l’évolution de l’activité, il arrive couramment que ces bénévoles ne soient plus en mesure de répondre aux besoins de l’asssociation, soit parce que la charge de travail devient trop importante, soit parce que certaines tâches ou responsabilités nécessitent des compétences plus spécifiques et professionnelles.
Que ce soit pour coordonner les bénévoles, gérer la comptabilité et d’autres aspects administratifs ou établir la stratégie de communication, le comité peut créer un ou plusieurs postes salariés pour assumer ces différentes tâches.
Rémunérer un membre du comité : attention aux conflits d’intérêt !
Il arrive fréquemment que certains membres du comité souhaitent pouvoir vivre de l’activité de leur association en s’y impliquant de façon professionnelle. Pour autant que l’association ne vise pas le statut d’exonération d’impôts pour but d’utilité publique (voir fiche ad hoc), salarier ou mandater un ou plusieurs membres du comité est légal, mais demande d’anticiper d’éventuels conflits d’intérêt. En effet, comme c’est souvent le comité qui engage et licencie les salarié.e.s (ou qui signe et résilie les contrats de prestation et mandats) dans le cas d’un licenciement ou d’une augmentation de salaire par exemple, un membre du comité rémunéré serait donc juge et parti.
Il convient donc de distinguer les rôles bénévoles (par exemple au comité) et les rôles salariés pour l’activité de l’association, en établissant par exemple des cahiers des charges distincts ou un contrat de prestation détaillé. Une personne peut alors cumuler deux rôles et donc deux cahiers des charges distincts, l’un bénévole et l’autre rémunéré. Il est aussi recommandé de décider au préalable qu’en cas de conflit d’intérêt la personne concernée se retire de la discussion, ou du moins de la décision.
Afin d’éviter des situations possiblement embarrassantes, parfois tendues, l’idéal reste de privilégier une séparation des rôles bénévoles et salariés ou mandatés.
Constituer une équipe de professionnel.le.s
Au fil du temps l’activité de l’association peut prendre de l’ampleur et les moyens financiers permettre l’engagement d’une équipe de salarié.e.s. Au moment de franchir ce cap délicat, il est recommandé de séparer l’aspect stratégique (assumé par les membres du comité) des aspects opérationnels (assumés par les futur.e.s salarié.e.s).
Pour garantir le lien entre l’équipe et le comité ou entre l’opérationnel et le stratégique, une personne salariée (par exemple un.e « secrétaire général.e », un.e « coordinateur.rice » ou un.e « directeur.rice ») peut être invitée à assister aux réunions du comité avec voix consultative uniquement. Dans les faits, c’est souvent elle qui apporte des propositions et fait remonter les questions de l’équipe.
Les obligations de l’association vis-à-vis de ses employé.e.s
Si l’association engage du personnel salarié, elle accède au statut d’employeuse régi par le droit du travail au même titre que n’importe quel autre employeur.euse (société anonyme, sàrl, patron indépendant etc.).
La première obligation de l’association employeuse est l’élaboration d’un certificat de salaire annuel, sur le modèle pré-imprimé par l’office des impôts (plus d’info sur le site de l’office des impôts). Il est vivement recommandé de rédiger un contrat de travail et transmettre à l’employé.e des fiches de salaires mensuelles.
La deuxième obligation de l’association employeuse concerne les assurances sociales qui permettent aux travailleur.euse.s de subvenir à leurs besoins et à ceux de leur famille en cas d’arrêt de travail, de maladie ou de chômage par exemple.
Cependant jusqu’à 2’300.-/an et par employé.e, l’employeur.euse n’est soumis.e aux assurances sociales que sur demande de l’employé.e.
Ainsi l’employeur.euse gère les assurances suivantes:
- l’assurance vieillesse et survivants (AVS) et l’assurance invalidité (AI) forment ce qu’on appelle en Suisse le 1er pilier.
- l’assurance accident (LAA), pour les accidents professionnels si l’employé.e travaille moins de 8h/semaine, pour les accidents professionnels et non-professionnels si l’employé.e travaille plus de 8h/semaine.
- la prévoyance professionnelle (LPP), appelé 2e pilier.
- les allocations pour perte de gain, en cas de service militaire et civil ou de maternité (APG)
- l’assurance-chômage (AC)
- les allocations familiales (LAFam)
La gestion de l’assurance maladie revient à l’employé.e.
Pour plus d’information, contactez la Caisse cantonale vaudoise de compensation AVS ou la Chambre vaudoise de commerce et d’industrie.
L’association mandante : travailler avec des indépendant.e.s
Si les besoins de l’association peuvent être couverts par un travail à temps partiel et que la personne à engager a une activité principale auprès d’un.e autre employeur.euse, la solution la plus légère sera probablement de mandater la personne comme indépendante. La personne mandatée s’annoncera alors à l’AVS (en tout cas au-delà de 2’300.- de revenu annuel) avec une activité indépendante accessoire et facturera ses prestations à l’association. L’association, elle, échappe alors aux obligations d’un.e employeur.euse et paye simplement les factures de son fournisseur.euse de prestations. Pour éviter le travail au noir, l’association doit cependant vérifier que la personne est bien déclarée à l’AVS.
Bien sûr, une personne qui est reconnue indépendante dans son activité principale – comme toute autre entreprise – peut également facturer ses prestations à l’association.
Les cachets versés à des artistes, par exemple dans le cadre d’activités culturelles, sont également considérés comme un revenu versé à un.e indépendant.e.