Le dossier de présentation
Le dossier constitue votre principal outil de communication avec les futur.e.s bailleur.euse.s de fonds ou sponsors. Il est indispensable et doit être préparé minutieusement. Il convient de dégager clairement les axes et les points forts afin de faire comprendre aux partenaires pourquoi ils ont intérêt à répondre à la demande. La plupart des bailleur.euse.s de fonds définissent des critères précis auxquels les projets qui leurs sont soumis doivent répondre et qui doivent figurer clairement dans votre dossier.
Le dossier de présentation doit répondre à deux besoins des futur.e.s donateur.trice.s : celui de se projeter et celui d’être rassuré.e.s. Pour ce faire, les éléments essentiels de votre dossier sont la lettre d’introduction, le budget et les comptes des années précédentes.
La lettre d’introduction
Trait d’union entre votre association et votre futur.e donateur.trice, la lettre d’introduction résume le projet en une page maximum en mentionnant clairement :
- la problématique concernée (contexte)
- les solutions proposées (activités)
- l’impact attendu (résultats)
Elle doit être nominative et adressée à la personne responsable du secteur sponsoring ou communication (pour les grosses entreprises ou fondations) et au ou la directeur.trice pour les PME.
Le contenu d’un dossier de présentation
Il est recommandé de constituer un dossier de présentation synthétique permettant aux donateur.trice.s de comprendre rapidement en quoi le financement recherché va permettre la réalisation de la mission de votre association.
Le dossier peut contenir les éléments suivants :
- la lettre d’introduction
- la présentation du projet (problématique, solutions, impact à court, moyen et long terme)
- une brève présentation des porteurs du projet (compétences, expériences)
- le budget détaillé et la comptabilité des années précédentes
- le plan de financement (diverses sources de financement, dont les heures de bénévolat)
- la contrepartie proposée aux sponsors (communication, image de l’entreprise)
- les relations publiques ( parutions dans les médias)
Selon la taille du dossier, il vaut la peine d’ajouter une page de synthèse qui reprend tous les éléments résumés sur une seule page.