Communication interne

La communication interne au cœur du fonctionnement associatif

Une association, c’est d’abord un regroupement d’individus qui partagent des valeurs communes et qui partagent un projet commun et des activités permettant de répondre à une demande ou à un besoin identifié dans la population. L’effet principal d’une bonne stratégie de communication interne est de créer du lien entre les acteur.trice.s d’un même projet associatif.

Donner du sens

Le but principal, simple et essentiel d’une stratégie de communication est de produire du sens. Pour les salarié.e.s et les bénévoles qui portent les projets de l’association, la production de sens est un levier fondamental de bien-être, de motivation et d’efficacité. Elle permet aussi d’assurer la pérennité de l’association, de rapprocher et fédérer ses membres et de faire naître des nouveaux projets.

Accompagner le changement

Élément essentiel par temps calme, la communication interne est tout aussi précieuse dans un contexte de fortes mutations ou de crise: elle permet de se remettre en question et de conduire les changements en interne. Dans des contextes tendus, la qualité de la communication interne influe sur la compréhension et l’acceptation des changements autant par les salarié.e.s que par les bénévoles.

Construire une stratégie de communication interne

À l’échelle d’une petite ou moyenne association avec peu ou pas de salarié.e.s, on serait tenté de penser qu’il est facile de faire circuler l’information. Pourtant, la communication interne n’est ni naturelle, ni spontanée. Il s’agit d’un chantier en soi, qui doit se définir à plusieurs, se partager et s’évaluer régulièrement.

Identifier votre public-cible

Pour commencer, nous vous invitons à identifier les principaux enjeux et priorités de votre stratégie de communication. Il s’agira ensuite de choisir et développer les outils et procédures adaptées. Pour cela, vous devez prendre en compte les publics-cible auxquels vous souhaitez vous adresser.
S’agit-il des membres ? des bénévoles ? des salarié.e.s ? du comité ?

Les membres

Si vous les choisissez comme cible prioritaire, gardez à l’esprit le fait que les membres de votre association sont toujours à conquérir et qu’il ne faut pas les considérer comme un acquis.

Qui sont-ils ? Vous le saurez si vous établissez un fichier comportant :

  • leur nom, prénom, adresse, numéros de téléphone, e-mail
  • leur profession
  • leur âge
  • leur date d’adhésion
  • les compétences qu’ils sont à même de mettre au service de l’association
  • les soutiens qu’ils peuvent vous apporter, les personnalités qui font partie de leurs réseaux, etc.

Il est possible que des membres se comportent, vis-à-vis de l’association, comme des usager.ère.s ou des sympathisant.e.s. Mais, bien informés et motivés, ils peuvent devenir proactifs, faire connaître l’association autour d’eux et recruter de nouveaux membres. Il est également recommandé de procéder à des sondages afin, notamment, de vérifier que les activités conduites correspondent bien à leurs attentes.

Les bénévoles

Si vous vous concentrez sur la communication avec les bénévoles, n’oubliez pas qu’on ne communique pas de la même manière avec des bénévoles qu’avec des salarié.e.s. En effet, l’essence même de l’engagement bénévole étant la liberté, le plaisir et la quête de sens, la motivation personnelle des bénévoles doit être prise en compte dans vos actions de communication. Celle-ci commence au moment de l’engagement des bénévoles par l’établissement d’une convention de collaboration ayant pour but principal de clarifier les droits et responsabilités de l’organisation et du ou de la futur.e bénévole. Le droit à l’information figure également dans les règles d’Or du bénévolat.

Les salarié.e.s

Pour permettre aux membres de l’équipe de se sentir comme parties prenantes des activités de l’association, il est fondamental de donner le même niveau d’information à toutes et à tous. Rien de plus frustrant que de découvrir le lancement d’un nouveau projet que toute l’équipe de l’association semble déjà connaître.

Le Comité

Responsables de la conduite de l’association, les membres du comité sont invités à établir divers documents internes (règlements, chartes) permettant de poser des bases d’une culture du travail collaboratif (voir définition du travail collaboratif selon Wikipedia.) propre à l’organisation. La facilitation de séances (voir encadré ci-dessous) permet quant à elle de soutenir la participation de toutes et tous aux discussions et prises de décisions relatives à la définition de ce cadre. De plus, il existe aujourd’hui un large choix d’outils numériques qui facilitent la collaboration et la gestion de projets à distance grâce au partage et au stockage des documents utiles (par exemple Framapad, K-Drive, Teams, Slack, GDrive, Miro, etc).

Que ce soit au sein du comité ou avec l’ensemble des collaborateur.trice.s salarié.e.s ou bénévoles de l’association la communication interne n’est pas qu’une simple transmission d’informations, c’est un outil de management participatif qui devient un levier puissant de cohésion d’équipe et d’affiliation au projet. La prise en compte des idées de chacun.e, la valorisation des individus et l’instauration d’un climat de confiance renforcent réciproquement le sentiment d’appartenance ainsi que l’envie de défendre la stratégie collective.

Pour en savoir plus:

Article « Réussir sa communication interne« , 2018 par AnimaFac, sur Openasso.org.

Facilitation de séance

« La facilitation permet de créer des espaces dans lesquels chacun·e peut prendre sa place, se sentir en sécurité et incarner une posture de coopération. Lors des réunions, les participant·e·s font confiance au facilitateur ou à la facilitatrice pour être gardien·ne des processus choisis ensemble et pour faire émerger l’intelligence collective. » Source: Les artisans du lien