Vous trouverez sur cette page les points essentiels à prendre en compte lorsque vous avez la responsabilité d’une équipe de bénévoles, depuis l’entretien initial jusqu’à leur départ éventuel de l’organisation.
Processus global
Entretien initial
Le premier entretien permet de présenter son organisation, de décrire l’activité proposée, de préciser les attentes de chacun, d’expliquer le cadre et la suite de la procédure. Il s’agit avant tout d’une rencontre, c’est bien en faisant connaissance que l’on aura des informations de qualité sur notre capacité à collaborer ensemble. Proposer une période d’essai est souvent judicieux.
Accueil
Cette étape comprend une information progressive sur l’activité, l’organisation et sa culture, ainsi qu’une présentation des personnes que le.la bénévole va côtoyer et de leurs rôles. Plusieurs modes de faire existent, l’important étant qu’il y ait ad minima une personne de référence à la quelle le.la bénévole puisse s’adresser pour poser ses questions. Certaine organisation désigne un parrain ou une marraine pour une durée déterminée.
Entretiens réguliers
Nous recommandons au minimum un entretien individuel par année avec vos bénévoles. C’est un moment privilégié ou chacun.e peut s’exprimer, autant sur la satisfaction que l’on peut avoir à collaborer ensemble, que sur des points que l’on souhaitent améliorer, des propositions de changement ou d’évolution.
Motivation
Le plaisir, le fait d’aider les autres et les activités en commun pour faire bouger les choses font partie des premières motivations des bénévoles. Pour que leur engagement se poursuive, il est important qu’une personne bénévole se sente reconnue, qu’elle puisse progresser, qu’elle comprenne l’impact de ses actions et qu’elle trouve toujours du sens et de l’inspiration à son activité. Cela implique d’écouter attentivement les bénévoles et de les intégrer dans les décisions chaque fois que cela est possible. Cela demande aussi un cadre clair ou chacun.ne connait son périmètre d’autonomie ce qui permet un fonctionnement en équipe harmonieux.
Reconnaissance
Se sentir reconnu pour son engagement en tant que bénévole est essentiel. Il s’agit là, à la fois de remercier directement les personnes concernées lors de situations concrètes, mais aussi de mettre en place d’autres actions telles que:
- la possibilité de prendre part aux décisions
- une offre de formation continue
- la remise d’une attestation d’activité
- des attentions lors d’occasions telles que les fêtes et les anniversaires
Tout ceci permet de renforcer les liens qui unissent l’organisation à ses bénévoles.
Il est fondamental également que l’engagement des bénévoles soit mis en valeur dans les documents de l’organisation, comme par exemple dans le rapport d’activité annuel.