À moins que des chiffres de l’ordre de plusieurs millions apparaissent dans vos comptes ou que vous ayez plus de 50 employé.e.s, le code civil suisse vous permet en tant qu’association d’organiser le contrôle librement, en le précisant dans les statuts ou dans une décision d’assemblée générale (art. 69b CC).
Vous pouvez choisir de nommer un ou plusieurs vérificateur.trice.s, un.e ou plusieurs suppléant.e.s, ou encore une entreprise externe (fiduciaire). Le comité ayant déjà la responsabilité de la tenue des comptes et pour des raisons évidentes de conflit d’intérêt, un.e vérificateur.trice ne doit pas être membre du comité.
Qui doit être présent.e lors du contrôle ?
Le ou les membres du comité qui s’occupent de tenir les comptes et qui ont les
informations sur les activités de l’association, habituellement le.la caissier.ère ou
trésorier.ère, parfois également le président.e.
Quelles pièces doivent être disponibles pour la vérification ?
- Bilan de l’exercice écoulé et de l’année précédente
- Compte d’exploitation ou pertes et profits de l’année écoulée et de l’année précédente
- Comptes (grand livre) avec détail des écritures comptables
- Justificatifs, pièces (quittances, relevés bancaires, factures, toute pièce prouvant le bien-fondé d’une l’écriture comptable)
- Une numérotation des pièces recommandé pour une meilleure organisation comptable.
Quels examens effectuer ?
Existant au 1er janvier :
Vérifier que les soldes à nouveau (en début d’exercice) soient reportés dans les
comptes.
Mouvements, par sondage :
Prendre les comptes de trésorerie (caisse, poste, banques).
Choisir des écritures et vérifier le justificatif et le passage de l’écriture ; recommandation: au minimum 10 vérifications pour les 100 premières écritures, puis 5 pour chaque centaine d’écritures supplémentaire.
Existant au 31 décembre
Les soldes comptables correspondent-ils aux justificatifs bancaires (avis de situations)?
S’il y a un compte caisse important, vérifier qu’il y ait un inventaire de la caisse avec témoin au 31 décembre dans les jours qui suivent la date de clôture. Certains actifs devraient avoir fait l’objet d’un inventaire (stocks de matériel et débiteurs notamment).
Les soldes dans les comptes sont-ils bien reportés (en principe, pas ce souci avec un logiciel digne de ce nom) dans le compte d’exploitation et le bilan.
Bouclement des comptes
Les actifs transitoires (produits à encaisser, charges payées d’avance) et passifs transitoires (produits reçus d’avance et charges à payer) sont-ils comptabilisés ?
Pour les autres actifs au bilan : les amortissements sont-ils effectués selon les règles, fiscales notamment (vieillissement du matériel, obsolescence informatique, etc.).
Attention à respecter les règles et normes pour les associations qui y seraient soumises (MCH2 par exemple pour certaines associations percevant des subventions).
Quel rapport des vérificateur.trice.s ?
Voir exemple ci-dessous, simple, pour une association de taille moyenne. À signer en principe en deux exemplaires, avec deux signatures.
Monsieur le président ou Madame la présidente, Mesdames, Messieurs,
Donnant suite au mandat qui m’a été confié par l’Assemblée générale, j’ai procédé à l’examen des comptes de l’association X pour l’exercice 2021. Les contrôles se sont effectués lors d’une rencontre avec le trésorier de l’association qui a eu lieu le lundi 15 mars 2021.
J’ai effectué des contrôles des postes du bilan et du compte de résultat. J’ai procédé à divers pointages et vérifications de la correspondance entre les lignes de comptes et les factures. J’ai posé plusieurs questions concernant certaines lignes de comptes et les réponses données ont été en tout point satisfaisantes.
Lors de mon contrôle, je n’ai pas rencontré d’éléments me permettant de conclure que les comptes annuels ne sont pas conformes à la loi ou aux statuts. J’invite donc l’assemblée générale à approuver les comptes qui lui sont soumis, d’en donner décharge aux organes responsables et de remercier le trésorier pour son travail.
Date et signatures.