Organiser la relève au comité

Comment remettre son organisation entre d’autres mains ?

Comment se préparer et préparer son organisation lorsque vous souhaitez quitter votre fonction de responsable ? Les pages qui suivent ont été rédigées grâce au travail collectif entamé depuis 2016 et à la compilation de différentes sources traitant de la succession dans les petites entreprises, thème qui s’est révélé être le plus proche de notre question de départ.

Au final, le processus simplifié s’établit comme suit :

1. Analyse personnelle
2. Analyse de votre organisation
3. Préparation et plan d’action

En bonus : les pièges à éviter !

Les fiches thématiques rattachées à ce document décrivent en détails et de manière pragmatique l’ensemble des questions à vous poser à chaque étape pour arriver in fine à transmettre la responsabilité de la gestion de votre organisation aux personnes qui vous succèderons.

Une source parmi d’autres : http://www.relevepme.ch/

1) Analyse personnelle

Êtes-vous prêt.e à remettre vos responsabilités et votre organisation entre d’autres mains ?

Environ 75% du facteur de réussite dans la transmission d’une organisation tient à des aspects psychologiques. C’est pourquoi il est très important, avant de s’organiser et d’entamer ce travail, de prendre le temps d’une réflexion personnelle approfondie à ce sujet.

Voici quelques questions à vous poser :

• Pour quelles raisons souhaitez-vous remettre vos responsabilités ?
• Est-ce de votre seule initiative ou d’autres personnes entrent-elles en jeu ?
• A quel moment souhaitez-vous remettre vos responsabilités ?
• A qui souhaitez-vous remettre ces dernières ?
• Quel temps et quelle énergie êtes-vous prêt à engager pour effectuer cette transmission ?
• Que ferez-vous après avoir quitté cette activité ?
• Quel lien souhaitez-vous conserver avec (ou fonction au sein de) l’organisation par la suite ?
• Quelles peuvent être les conséquences de votre départ ?

Enumérez les points personnels ou organisationnels qui vous gênent ou qui vous inquiètent. Vous pourrez ensuite les trier, évaluer leur importance et rechercher une solution adaptée pour chacun. Ce travail peut également être fait collectivement, avec les autres membres du comité. N’hésitez pas à demander du soutien si besoin auprès de connaissances ou de professionnels pour vous aider à y voir plus clair ! Bénévolat Vaud offre d’ailleurs des consultations individuelles gratuites et un service de facilitation pour le groupe. Vous trouverez ici un article avec des références sur le sujet.

2) Analyse de votre organisation

Comment s’y prendre ?

Lorsque vous avez décidé de remettre vos responsabilités, il est très important d’analyser la situation de votre organisation et de faire un état des lieux approfondi. Cela facilitera le travail de la personne qui vous succèdera et cela vous conduira peut-être à introduire des changements utiles au préalable.

Si nécessaire, pour comprendre ou disposer de formulaires ad hoc concernant les différents points abordés ici, consultez le site de mySBM ou demandez conseil à Bénévolat Vaud.

Voici les points principaux à aborder (avec votre comité si possible) :

Aspects stratégiques

• Au sein du tissu associatif actuel, quelles sont les forces et les faiblesses de votre organisation ? Éventuellement, réalisez une analyse SWOT
• Votre organisation devrait-elle changer de structure juridique ? Par exemple, passer d’un groupe informel à une association ?
• Existe-t-il des concurrents ? Comment s’en différencier ?
• Serait-ce le moment de créer un poste salarié ?
• Faut-il envisager de collaborer avec d’autres structures (autres associations, institutions, collectivités publiques etc.)

Aspects humains

• Quelle est la pyramide des âges des personnes actives au sein de l’organisation ?
• Les postes (ensemble des activités) sont-ils clairement définis? Faut-il modifier leur contenu ?
• Si vous êtes ou avez des personnes « pilier » qui cumulent les fonctions, réfléchissez à la possibilité de découper et répartir les charges entre plusieurs personnes.
• Les charges de travail ont-elles été correctement évaluées ?
• Les compétences présentes autour de vous sont-elles utilisées au mieux ?

Aspects sociaux

• Les personnes présentes s’entendent-elles bien ?
• L’ambiance de travail est-elle bonne ?
• Vos bénévoles changent-t-ils souvent (turn-over) ?
• Sont-ils souvent absents ?
• Existe-t-il des conflits ?

Aspects matériels

• Est-ce que le matériel (ordinateurs, mobiliers, véhicules) et les locaux dont vous disposez sont adéquats ?
• Est-ce que vous utilisez du matériel qui vous appartient personnellement pour réaliser vos activités ?
• Faut-il prévoir des achats ?

Aspects comptables et financiers

• Les comptes sont-ils à jour ?
• Les finances sont-elles saines ?
• Quel est l’état des réserves ?

Aspects réglementaires et juridiques

• Les accords de collaboration bénévoles sont-ils à jour ?
• S’il y a lieu, les contrats de travail sont-ils à jour ?
• Avez-vous un règlement du personnel ?
• Existe-t-il des conventions avec des partenaires financiers ou autres à revoir ?
• Qu’en est-il des baux et des assurances en cours ?

3) Plan d’action pour remettre son organisation

Lorsque vous avez vérifié que vous êtes personnellement prêt à remettre votre organisation et que vous avez réalisé un état des lieux approfondi de celle-ci, il est temps d’élaborer votre plan d’action et de le mettre en œuvre. Voici les principales étapes à envisager :

Phase de planification

1. Listez, évaluez et partagez les tâches (avec le comité) liées à cette transmission
2. Créez un groupe de travail avec son comité
3. Evaluez le temps nécessaire à l’ensemble du processus et établir un calendrier rétroactif (construit depuis la date du résultat escompté).
4. Capitalisez sur les connaissances acquises par les personnes présentes
5. Créez des procédures faciles à transmettre à l’adresse de la personne remplaçante

Phase de recrutement

1. Définissez le poste, le cahier des charges, la répartition des pouvoirs avec le comité
2. Définissez les compétences et l’expérience recherchées (connaissances, savoir-faire, savoir-être)
3. Pensez à inclure la motivation et la disponibilité dans les critères importants à retenir
4. Soyez attentif à toutes les options existantes (recherche à l’interne et à l’externe)
5. Informez régulièrement les personnes en lien avec l’organisation (bénévoles, collaborateurs, bénéficiaires, etc.) des intentions et des changements en cours
6. Faites connaître votre recherche (réseaux, annonces, etc.)
7. Soyez attentif à un processus de recrutement tenant compte de l’avis de l’ensemble des personnes concernées en fonction des règles établies au sein de l’organisation.

La planification de projet et le recrutement sont des domaines dans lesquels Bénévolat Vaud peut vous conseiller. L’organisation anime également des formations à la journée.

Phase de transmission effective

1. Rencontrez et discutez avec les candidats
2. Choisissez une personne appropriée selon la procédure prévue avec le comité
3. Transmettez les informations clefs avant que la personne ne s’engage (ex : changements structurels, difficultés financières, etc.)
4. Préparez l’accueil de la nouvelle recrue au sein de l’équipe
5. Faites signer un accord de collaboration (avec éventuellement un temps d’essai)
6. Prévoyez un agenda de suivi lors de la phase de transition pour aider l’arrivant à prendre ses marques
7. Transmettez les connaissances utiles à cette personne
8. N’oubliez pas de remercier la personne qui quitte son poste si c’est le cas.