Assemblée générale en temps de COVID

Imprimer

Comment s'y prendre?

Assemblées générales (AG, également valable pour une assemblée constitutive):

Si vous souhaitez reporter votre assemblée générale, vérifier au préalable...

  • si vos statuts contiennent des dispositions sur la fréquence ou la période de l'année de la tenue des AG.
  • si la déclaration d'impôts vous contraint à valider les comptes dans un certain délai. Plus d'information et demande de prolongation des délais de déclaration sur cette page.

Mise à jour 23 mars 2021 : Les réponses suivantes sont issues du FAQ de la confédération sur les AG et de l'ordonnance 3 COVID-19 valable jusqu'à fin décembre 2021. Cette ordonnance permet expressément plusieurs possibilités de format pour tenir des assemblées générales. Cette loi prévaut sur d’éventuelles dispositions statutaires qui seraient différentes.

  1. Tenir une assemblée générale en présentiel n'est pas recommandé, mais reste possible dans le respect des mesures sanitaires en vigueur (maximum 10 membres en intérieur, 15 en extérieur).
  2. Il est possible de convoquer une assemblée générale par visioconférence, conférence téléphonique, courrier postal ou courrier électronique. Les délais de convocation et d'envoi de l'ordre du jour doivent être respectés comme décrits dans vos statuts. Jusqu'à 4 jours avant une assemblée prévue en présentiel, il est également possible de convertir celle-ci à un des autres modes présentés.
    Voici nos recommandations:

  3. AG par...courrier postalcourrier électronique (e-mail)visioconférence
    Participation
    Chaque membre de l'association doit recevoir une convocation et pouvoir participer.

    Le débat n’étant pas possible, réfléchir comment tenir compte de l'avis et propositions des membres.

    Exemple: 1) envoyer un courrier/courriel aux membres avec l’ordre du jour et les propositions du comité et donner pour ajouter leurs propositions ou demandes de modification (de l’ordre du jour ou des propositions elles-mêmes). 2) en considération des compléments ou amendements apportés, un nouveau courrier/courriel peut être envoyé avec le formulaire ou bulletin de vote.

    s'assurer que chaque membre intéressé à participer ait accès aux outils informatiques nécessaires ou puisse être assisté dans sa démarche.
    Authentification
    Il est nécessaire de garantir qu'uniquement les membres puissent voter et que chacun ait une seule voix.

    demander réponse par courrier à chaque membre sur les sujets à voter, ou joindre un bulletin de vote.

    Pour garantir l'anonymat, joindre un bulletin séparé dans une enveloppe séparée de la signature de chaque membre comme pour les votations insitutionnelles par correspondance.

    S'il y a peu de membres (moins d'une quinzaine), demander réponse par mail peut être le plus simple. Si votre association compte de nombreux membres (plus d'une quinzaine) mettre le lien par courriel vers un outil de sondage en ligne, de type FramaForms (nécessite l'ouverture d'un compte gratuit). Pour garantir un vote à bulletin secret, il existe d'autres outils en ligne (en général payants). Authentifier tous les participants à leur entrée et vérifier que leurs noms s'affichent correctement. Répartir et définir au préalable des rôles et tâches d'animateur (ou co-animateurs), scrutateurs, secrétaire etc. est judicieux. Au moment des votes, on peut demander aux membres de lever la main, à condition que la vidéo de chacun soit opérationnelle et que les vignettes des vidéos soient toutes visibles sur un seul écran. Si ce n'est pas le cas, on peut utiliser l'outil de conversation, ou pour un vote anonyme l'outil de sondage intégré (existe sur Zoom notamment).
    Consigner les décisions Organiser une réunion en comité restreint (2 personnes peuvent suffire, en présentiel, par téléphone ou par visioconférence) pour dépouiller les votes et consigner les décisions prises dans un PV. Ce PV peut alors être envoyé aux membres pour information. Nommer un secrétaire qui prend le procès verbal (PV). Ce PV peut ensuite être envoyé aux membres présents pour information.


Pour plus d'information, contactez-nous à associatif@benevolat-vaud.ch

 



autres actualités

Ruchonnet 1 - 1003 Lausanne - Tél +41 21 313 24 00 - contactCopyright©2011   Plan du site   réalisation imedia