Par visio-conférence, par téléconférence, par e-mail ou par courrier postal, comment s’y prendre?
Il est possible de convoquer une assemblée générale (AG) par visioconférence, conférence téléphonique, courrier postal ou courrier électronique uniquement si cette possibilité est mentionnée dans les statuts. Les délais de convocation et d’envoi de l’ordre du jour doivent être respectés également comme décrits dans vos statuts. Voici nos recommandations :
| AG par… | courrier postal | courrier électronique (e-mail) | visioconférence |
| Participation Chaque membre de l’association doit recevoir une convocation et pouvoir participer. | Le débat n’étant pas possible, réfléchir comment tenir compte de l’avis et propositions des membres. Exemple: 1) envoyer un courrier/courriel aux membres avec l’ordre du jour et les propositions du comité et leur donner la possibilité de s’exprimer par retour de courrier.l. 2) après considération des compléments ou amendements apportés, un nouveau courrier/courriel peut être envoyé avec le formulaire ou bulletin de vote. | s’assurer que chaque membre intéressé à participer ait accès aux outils informatiques nécessaires ou puisse être assisté dans sa démarche. | |
| Authentification Il est nécessaire de garantir qu’uniquement les membres puissent voter et que chacun ait une seule voix. | demander réponse par courrier à chaque membre sur les sujets à voter, ou joindre un bulletin de vote. Pour garantir l’anonymat, joindre un bulletin séparé dans une enveloppe séparée de la signature de chaque membre comme pour les votations insitutionnelles par correspondance. | S’il y a peu de membres (moins d’une quinzaine), demander réponse par mail peut être le plus simple. Si votre association compte de nombreux membres (plus d’une quinzaine) mettre le lien par courriel vers un outil de sondage en ligne, de type FramaForms (nécessite l’ouverture d’un compte gratuit). Pour garantir un vote à bulletin secret, il existe d’autres outils en ligne (en général payants). | Identifier tous les participants à leur entrée et vérifier que leurs noms s’affichent correctement. Répartir et définir au préalable des rôles et tâches d’animateur (ou co-animateurs), scrutateurs, secrétaire etc. est judicieux. Au moment des votes, on peut demander aux membres de lever la main, à condition que la vidéo de chacun soit opérationnelle et que les vignettes des vidéos soient toutes visibles sur un seul écran. Si ce n’est pas le cas, on peut utiliser l’outil de conversation, ou pour un vote anonyme l’outil de sondage intégré (existe sur Zoom notamment). |
| Consigner les décisions | Organiser une réunion en comité restreint (2 personnes peuvent suffire, en présentiel) pour dépouiller les votes et consigner les décisions prises dans un PV. Ce PV peut alors être envoyé aux membres pour information (en attendant sa validation à la prochaine AG). | Nommer un secrétaire qui prend le procès verbal (PV). Ce PV peut ensuite être envoyé aux membres présents pour information. | |